في كثير من المؤسسات، تملأ الأرشيفات الورقية قاعات كاملة، وقد يستغرق العثور على ملف ساعات بل أياماً. وهنا تُحدث الرقمنة تغييراً جذرياً.
فبعد مسحها ضوئياً وفهرستها ومعالجتها بتقنية التعرّف الضوئي على الحروف، تصبح الوثائق قابلة للبحث في ثوانٍ، من مواقع متعدّدة ووفق صلاحيات دقيقة. كما تُحمى الأصول بشكل أفضل من التلف والحرائق والفيضانات، ويُسجَّل كل اطّلاع عليها.
وقد أثبت مشروعنا مع صندوق التقاعد العسكري (CARMI) ذلك: رقمنة أكثر من 500 ألف ملف، وتقليص زمن البحث من عدّة أيام إلى بضع ثوانٍ. ويتوقّف النجاح على المنهجية — الجرد وخطة التصنيف ومراقبة الجودة — بقدر ما يتوقّف على برنامج إدارة الوثائق.
