Dans de nombreuses institutions, les archives papier occupent des salles entières et retrouver un dossier peut prendre des heures, voire des jours. La numérisation change radicalement la donne.
Une fois numérisés, indexés et traités par OCR, les documents deviennent consultables en quelques secondes, depuis plusieurs sites et selon des droits d'accès précis. Les originaux sont mieux protégés de l'usure, des incendies et des inondations, et chaque consultation est tracée.
Le projet mené avec la CARMI l'a montré : plus de 500 000 dossiers numérisés et un temps de recherche passé de plusieurs jours à quelques secondes. La réussite tient autant à la méthode — inventaire, plan de classement, contrôle qualité — qu'à l'outil de GED.
